Unsere Leistungen

Sechs Wege, auf denen wir Handarbeit aus Ihren Geschäftsprozessen entfernen. Jede Leistung ist einzeln einsetzbar, entfaltet aber in Kombination ihre volle Wirkung. Technisches Vorwissen ist nicht nötig: Wir sprechen die Sprache des Unternehmers.

Workflow-Automatisierung

Viele Geschäftsprozesse bestehen aus einer festen Abfolge von Schritten: Eine Anfrage geht ein, jemand prüft sie, überträgt Daten in ein anderes System, versendet eine Bestätigung und plant eine Folgeaktion. Mit Workflow-Automatisierung lassen wir diese gesamte Kette automatisch ablaufen. Wir arbeiten dafür mit bewährten Plattformen wie n8n und anderen No-Code-/Low-Code-Tools, damit die Lösung übersichtlich, anpassbar und nicht von einem einzelnen Programmierer abhängig ist.

Beispiel: Eine neue Anfrage über Ihre Website wird automatisch in Ihrem CRM angelegt, die zuständige Kollegin oder der zuständige Kollege erhält eine Benachrichtigung, der Kunde bekommt sofort eine professionelle Bestätigungs-E-Mail – und bleibt drei Tage lang eine Reaktion aus, folgt automatisch eine Erinnerung.

Ihr Nutzen: Prozesse, die immer auf dieselbe Weise und ohne Verzögerung ablaufen. Keine vergessene Nachverfolgung mehr, keine liegengebliebene Arbeit, weil jemand im Urlaub ist.

Software- und Systemintegrationen

Die meisten KMU nutzen mehrere Systeme nebeneinander: ein CRM für Kunden, eine Buchhaltungssoftware für die Verwaltung, einen Onlineshop oder ein Kassensystem für den Verkauf und vielleicht noch ein Planungstool. Solange diese Systeme nicht miteinander sprechen, sind Sie selbst die Schnittstelle: abtippen, exportieren, importieren. Wir verbinden Ihre Systeme, damit Daten automatisch und fehlerfrei von einem Programm zum anderen fließen.

Beispiel: Eine Bestellung in Ihrem Onlineshop wird automatisch als Auftrag und Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware angelegt, der Lagerbestand wird aktualisiert und die Kundendaten erscheinen in Ihrem CRM – ohne dass jemand etwas abtippen muss.

Ihr Nutzen: eine einzige, aktuelle Datenbasis in allen Systemen, weniger Doppelarbeit und keine Fehler mehr durch manuelles Übertragen von Daten.

Rechnungs- und Dokumentenautomatisierung

Rechnungen, Angebote, Verträge und Arbeitsberichte zu erstellen ist notwendig – aber selten die Arbeit, für die Sie Unternehmer geworden sind. Wir automatisieren das Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Dokumenten. Denken Sie an Rechnungen, die automatisch angelegt werden, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, an Angebote, die aus einer Standardvorlage mit den richtigen Kundendaten befüllt werden, und an Freigabeprozesse, bei denen ein Dokument automatisch bei der richtigen Person landet.

Beispiel: Sobald ein Monteur einen Arbeitsbericht abschließt, wird automatisch eine Rechnung mit den korrekten Stunden und Materialien erstellt, zur Prüfung vorgelegt und nach Freigabe an den Kunden versendet – einschließlich Zahlungserinnerungen, wenn die Zahlungsfrist verstreicht.

Ihr Nutzen: Schnellere Rechnungsstellung bedeutet schnellere Zahlung. Und jedes Dokument hat dieselbe professionelle Qualität, ohne Tippfehler in Beträgen oder Namen.

KI-Chatbots & virtuelle Assistenten

Ein Großteil der Anfragen, die Ihr Unternehmen erreichen, ist vorhersehbar: Öffnungszeiten, Lieferzeiten, der Status einer Bestellung, häufige Produktfragen. Ein gut eingerichteter KI-Chatbot beantwortet diese Fragen sofort, rund um die Uhr, in natürlicher Sprache und auf Wunsch mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch). Komplexe oder sensible Anliegen werden sauber an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter übergeben. Darüber hinaus setzen wir virtuelle Assistenten für die Lead-Qualifizierung auf Ihrer Website und für die interne Unterstützung ein, etwa um Wissen aus Handbüchern und Prozessbeschreibungen schnell auffindbar zu machen.

Beispiel: Ein Besucher stellt abends eine Frage zu Ihrem Angebot. Der Chatbot beantwortet die Frage, erkundigt sich nach der Situation des Besuchers und legt die Daten dieses qualifizierten Leads in Ihrem CRM ab, sodass Sie am nächsten Morgen gezielt nachfassen können.

Ihr Nutzen: Kunden erhalten sofort eine Antwort, auch außerhalb der Geschäftszeiten. Ihr Team gewinnt Zeit für die Anfragen, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen, und es gehen keine Leads verloren.

Daten- und Reporting-Automatisierung

Gute Entscheidungen beginnen mit aktuellen Zahlen. In der Praxis kostet das Zusammenstellen von Berichten jedoch oft Stunden: Daten aus verschiedenen Systemen exportieren, in einer Tabelle zusammenführen und manuell aktualisieren. Wir automatisieren das vollständig. Daten aus Ihren Vertriebs-, Buchhaltungs- und Planungssystemen werden automatisch synchronisiert und in übersichtlichen Berichten oder einem Live-Dashboard zusammengeführt.

Beispiel: Jeden Montagmorgen liegt automatisch ein Wochenbericht in Ihrem Postfach – mit Umsatz, offenen Rechnungen und dem Status laufender Projekte. Möchten Sie zwischendurch den aktuellen Stand sehen, öffnen Sie einfach das Dashboard.

Ihr Nutzen: jederzeit aktueller Einblick ohne Handarbeit – und Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Bauchgefühl.

Individuelle API-Integrationen

Nicht jede Anbindung gibt es fertig von der Stange. Arbeiten Sie mit branchenspezifischer Software, einem älteren Programm oder einem System, das kaum Standardintegrationen bietet? Dann entwickeln wir eine maßgeschneiderte Anbindung über die API Ihrer Software: eine direkte, zuverlässige Verbindung, die genau das leistet, was Ihr Prozess braucht. Wir dokumentieren die Anbindung verständlich, bauen Fehlerbehandlung und Benachrichtigungen ein und sorgen dafür, dass die Lösung auch langfristig wartbar bleibt.

Beispiel: Ihre Branchensoftware für die Einsatzplanung hat keine Standardanbindung an Ihre Buchhaltungssoftware. Wir entwickeln eine individuelle Integration, die abgeschlossene Aufträge automatisch als Rechnungsentwürfe bereitstellt – einschließlich Prüfung auf fehlende Angaben.

Ihr Nutzen: Auch Ihre spezielle oder ältere Software wird vollwertiger Teil Ihrer automatisierten Prozesse. Sie müssen nicht von einem vertrauten Programm wechseln, um automatisieren zu können.

Nicht sicher, welche Leistung zu Ihrer Situation passt?

Das müssen Sie auch nicht sein. Erzählen Sie uns, wo Sie Zeit verlieren – wir denken mit und schlagen den besten Ansatz vor. Unverbindlich und in verständlicher Sprache.

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